Contrat : permanent, à temps plein
Le Conseil des barreaux européens (CCBE) représente les barreaux de 46 pays et, soit plus d'un million d'avocats européens. En tant qu'organe représentatif, le CCBE joue un rôle essentiel dans la défense de l'État de droit, des droits humains et de l'accès à la justice.
Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) proactif(ve), pragmatique et bien organisé(e) pour rejoindre notre équipe à Bruxelles. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'organisation, en apportant votre soutien à la direction, en coordonnant les événements et en participant aux tâches quotidiennes du bureau. Il s'agit d'une excellente opportunité pour un(e) professionnel(le) de l'administration qui apprécie de travailler dans un petit environnement international et qui apporte une énergie positive à tout ce qu'il/elle entreprend.
Sous la responsabilité du responsable des opérations, vous travaillerez en étroite collaboration avec le secrétaire-général et la présidence pour soutenir les activités de gouvernance, la logistique du bureau et les systèmes internes.
Principales responsabilités
1. Secrétariat et soutien administratif
- Assister le secrétaire-général et la présidence dans la planification des horaires, l'organisation des déplacements et la préparation des réunions.
- Mettre en forme et diffuser la correspondance.
- Tenir à jour les registres des membres, les listes de diffusion et les bases de données de contacts.
- Traiter les appels entrants, gérer la correspondance générale et accueillir les invités.
2. Coordination des réunions et des événements
- Aider à organiser des réunions internes et externes, y compris des événements de grande envergure.
- Gérer la logistique : invitations, inscriptions, restauration, installation audiovisuelle, préparation des salles et documents de suivi.
- Rassembler la documentation et aider à la mise à jour de l'ordre du jour et des documents connexes.
3. Assistance financière et administrative
- Collecte des factures et des reçus et aide à la comptabilité de base.
- Gérer les fournitures de bureau et la papeterie.
- Veiller à ce que les salles de réunion et les espaces de bureau soient rangés et prêts à être utilisés.
- Coordonner les réparations et l'entretien du mobilier, des équipements et des installations de bureau.
4. Assistance informatique et numérique
- Fournir une assistance de première ligne pour les problèmes informatiques de base.
- Assurer la liaison avec le fournisseur informatique externe afin de garantir le bon fonctionnement des systèmes internes.
Compétences clés
- Solides compétences interpersonnelles et attitude professionnelle et accueillante.
- Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer efficacement plusieurs priorités.
- Communication écrite et orale claire, concise et professionnelle.
- Esprit proactif, doté de solides compétences en matière de résolution de problèmes et soucieux du détail.
- Esprit d'équipe et approche flexible et orientée vers le service.
- Capacité à gérer les tâches financières courantes avec précision et discrétion.
- À l'aise avec les outils numériques et les systèmes informatiques de base.
Qualifications et expérience
- Au moins 2 à 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un poste de secrétariat ou d'administration (une expérience dans un environnement international ou axé sur l'UE est un atout).
- Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et parlé) ; la connaissance d'autres langues européennes est un atout.
- Solides compétences informatiques, en particulier avec Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint).
- Professionnalisme, discrétion et fiabilité avérés dans l'assistance aux cadres supérieurs.
Ce qu’offre le CCBE
- Un environnement de travail dynamique, international et collégial au cœur de Bruxelles.
- Une rémunération attractive basée sur l'expérience et les qualifications, comprenant :
- Congés et avantages extralégaux
- Des chèques-repas
- Une pension et une assurance maladie
- Contribution aux transports publics
- Horaires de travail flexibles et possibilités de télétravail.
- Évolution professionnelle grâce à des formations et à une exposition à des institutions juridiques et politiques européennes de premier plan.
Comment postuler
Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation (1 page maximum) expliquant en quoi vos compétences et votre expérience correspondent à ce poste à l'adresse raynal@ccbe.eu avant le 10 novembre 2025. Les candidatures doivent être envoyées exclusivement par e-mail. En raison du nombre important de candidatures, veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

raynal@ccbe.eu